OSAAMISEN JOHTAMISEN MERKITYS KOROSTUU KRIISIAIKOINA

Miten tärkeää teidän organisaatiossanne on tietää käytössä olevat osaamiset juuri nyt? Tiedättekö ne tällä hetkellä? Entä nykyhetken motivaatiotasot?

Näinä poikkeuksellisina aikoina tietoon perustuva osaamisen johtaminen on erityisen tärkeää, sillä jokaisen yrityksen menestyminen perustuu osaamiseen. Osaamisten vastaavuus organisaation tavoitteisiin vaatii jatkuvaa työtä. Osaaminen yksinään ei kuitenkaan riitä. Pitää tietää myös kuinka motivoituneita ihmiset ovat. Tarvitaan mittaristo, joilla hallitaan ja ohjataan yrityksen osaamisresursseja kaiken aikaa ja kaikissa tilanteissa.

Järjestelmällinen osaamisen johtaminen on osaamistarpeiden määrittelyä ja sanoittamista sekä henkilöstön osaamisen tarkkaa tunnistamista eli arviointia, vastaako työntekijöiden senhetkinen osaaminen yrityksen strategisia tarpeita. Jos se ei vastaa, niin tehdään suunnitelmat mitä osaamista yritykseen pitää hankkia ja millä keinoin. Kun työntekijöiden kompetenssi on tunnistettu ja dokumentoitu järjestelmään, löydetään sieltä nopeasti tarvittava osaajat.

Jatkuvuuden turvaaminen yllättävissä muutostilanteissa

Systemaattisella osaamisen johtamisella taataan yrityksen kehittyminen strategian mukaisesti. Poikkeustilanteessa, joissa omaa työtä ei voi tehdä, on tärkeä tietää mm. minkälaisin toimin ja kuinka nopeasti henkilöstöä voisi kehittää monialaisiksi ammattilaisiksi. Poikkeusoloissa pitää pystyä myös tarpeen vaatiessa uudelleen sijoittelemaan ja järjestelemään työntekijöitä heidän osaamisensa perusteella. Liiketoiminta jatkuu ja osaava henkilöstö pystytään työllistämään.

Monessa yrityksessä uudistetaan nyt liiketoimintaa olosuhteiden pakosta. Jos osaamiset on kartoitettu, tiedetään, löytyykö näihin uudistuksiin vaadittava osaaminen jo talon sisältä vai tarvitaanko koulutusta tai uusia osaajia. Hyvin toteutettu osaamiskartoitus voi tuoda esiin piilossa olevia osaamisiakin, joista on nyt hyötyä.

Osaamisen johtamisen työkalut ovat korvaamaton apu

Maailma ei palaa entiselleen koronavirusepidemian jälkeen. Siksi tarvitaan uudenlaisia työkaluja ja uudenlaista osaamista sekä työntekijöiltä että myös heidän esimiehiltään. Lisääntyvän etätyön takia esimiehet ovat vähemmän kahdenkeskisissä kontakteissa työntekijöittensä kanssa, mutta heidän on kaikesta huolimatta johdettava työntekijöittensä osaamista ja seurattava heidän kehittymistä työssään.  Osaamiskartoitukset ja palautekeskustelut on kyettävä hoitamaan samassa tilassa tai etänä yhtä hyvin. Osaamisen johtamisen merkitys korostuu huomattavasti, koska muutokset tapahtuvat usein odottamatta.

Osaamisen johtamisen järjestelmä pitää olla myös työntekijöiden hyödynnettävissä. Heillä pitää olla käytössään helppokäyttöinen järjestelmä, johon he voivat lisätä työssään ja koulutuksissa karttuneen osaamisensa ja toisaalta myös kertoa akuuteista tai pitkän tähtäimen kehittämistarpeistaan. Lisäksi varsinkin etätyön yleistyessä myös työntekijöiden pitäisi yksin työskennellessään löytää tiimistään tarvittava osaaminen oman työnsä tekemisen tueksi.

Mistä osaamisen johtamisessa on kyse?

Vaikka organisaatiolla on keskeinen rooli työntekijöidensä osaamisen kehittämisessä, vastuu ammatillisesta osaamisesta ja osaamisen kehittämisestä on käytännössä aina työntekijällä itsellään. Organisaation tehtävänä on antaa osaamisen kehittymiselle suunta, luoda mahdollisuudet ja tukea motivaatiota tavoitteellisesti niin, että kunkin yksilön vahvuudet ja tiedot saatetaan tuottavaan käyttöön.

Organisaation tarjoama merkityksellinen työ ja jatkuvan oppimisen mahdollisuudet ovat tärkeimpiä asioita, joita organisaatio voi työntekijöilleen tarjota. Kehittämistoiminta, johon työntekijät aktiivisesti voivat osallistua, johtaa tehokkaaseen, toimintakykyiseen organisaatioon. Organisaation tehokkuus ja sen henkilöstön oppiminen ovat kytköksissä toisiinsa: onnistuneiden työsuoritusten takana organisaatioissa ovat osaavat työntekijät ja organisaatio kehittyy oppivien työntekijöiden avulla.

Kaikilla organisaation toimijoilla tulee olla yhteiset tavoitteet ja päämäärät, ja organisaatio toteuttaa toiminta-ajatustaan jäsentämällä ja jakamalla työtehtäviä sekä hyödyttämällä parhaalla tavalla käytettävissä olevia osaamisresursseja. Johdon tuleekin omaksua systemaattinen lähestymistapa organisaation kehittämiseen.  Koska jokainen on osa kokonaisuutta ja vaikuttaa omalta osaltaan organisaation toimintaan ja tuloksiin, organisaation ja sen tulosten kehitys on yhteydessä kaikkien työntekijöiden kehitykseen.

Osaamisen johtaminen ei ole menetelmä eikä projekti, vaan se on jatkuva prosessi. Systemaattisen osaamisen johtamisen taustalla on ajatus organisatorisesta oppimisesta eli organisaatioon kuuluvien yksilöiden kyvystä kehittää systeemistä kokonaisuutta, sellaisia olosuhteita, rakenteita ja ympäristöjä, joissa uuden tiedon luominen on haluttavaa ja mahdollista. Tähän liittyy olennaisesti se, auttavatko organisaation rakenne, työntekijöiden yhteistyö ja muut puitteet oppimista sekä kiinnittyvätkö oppimisen tulokset organisaation rakenteisiin ja kulttuuriin.

Osaamisen hallinta tehostaa sekä tuotantoa että johdon ja työntekijöiden välistä keskustelua, sillä se vaatii johtoa kertomaan yrityksen päämääristä ja strategioista työntekijöille. Tämä vahvistaa työntekijöiden sitoutumista saaden heidät tuntemaan itsensä aidosti aktiiviseksi osaksi yhteistä yritystä. Niinpä osaamisen hallinnan tavoitteina pitäisi olla taloudellisten tulostavoitteiden lisäksi demokraattiset päämäärät. Osaamisen hallintaan ja organisaation ydinosaamisen kehittämiseen liittyy terve niukkuuden periaate, mikä tarkoittaa sitä, että organisaation kannalta strategisten ja työntekijöiden keskeisten osaamisalueiden tuntemus mahdollistaa sen, että rajalliset resurssit voidaan jättää sitomatta epäolennaisiin osaamisen alueisiin.

Osaamisen johtamisen tulee näkyä organisaatioissa konkreettisin järjestelyin ja erilaisin toimenpitein, jotka liittävät johtamistyön tiukasti strategisuuteen. Käytössä olevilla toimenpiteillä pyritään osaamisen varmistamiseen, osaamistarpeen määrittelyyn, koulutuksien suunnitelmallisuuteen sekä kokonaisvaltaiseen osaamisen mahdollistamiseen.

Erilaisten osaamisen tietohallintajärjestelmien tarve on kasvussa. Niiden avulla pyritään käsitteellistämään, hallitsemaan ja johtamaan osaamista. Tällaisessa tiedonhallintaprosessissa keskeistä on ihmisten keskinäinen vuorovaikutus, ja osaamisen hallinnan painopiste asettuu inhimillisen toiminnan arviointiin ja kehittämiseen. Kehittämistarpeista pyritään muodostamaan kuva erilaisin työkaluin mittaamalla tietopääomaa eri näkökulmista. Tietämyksenhallinta ei siis ole vain keskitetty tietokanta, joka sisältää kaikkien organisaation työntekijöiden hallitsemat tiedot. Tarvitaan työkaluja, jotka tukevat organisaatioiden rakenteiden ja toimintatapojen kehittämistä ja uudistamista yksilöiden oppimista edistäviksi. Pelkkä informaation tallentaminen ei riitä, vaan informaation muuttaminen tiedoksi eli informaation tulkinta on osaamisen johtamisessa välttämätöntä.

Osaaminen – yrityksen keskeisin menestystekijä

Koska osaaminen on nyky-yhteiskunnassa liiketoiminnan ydin ja tärkein kilpailuetu, on yritysten pyrittävä hallitsemaan ja johtamaan osaamisresurssejaan tehokkaasti. Kattavassa osaamisen johtamisessa yrityksen osaaminen nähdään kokonaisuutena, joka koostuu yrityksen osaamistarpeista, henkilöstön kompetenssipotentiaalista sekä heidän ammattitaidostaan. Kun henkilöstön henkilökohtaiset tiedot, taidot ja asenteet vastaavat yrityksen osaamistarpeita, osaaminen on lähtökohtaisesti kunnossa.

Yrityksen osaamiskokonaisuuteen sisältyy sekä yritys-, yksilö- että suoritusnäkökulma. Yritysnäkökulmasta painopiste kohdistuu osaamistarpeisiin, siihen tietoon, mitä osaamista yrityksessä tulisi olla, jotta menestyksellinen liiketoiminta varmistetaan. Osaamistarpeiden määrittelyn lähtökohtana ovat yrityksen visio ja strategia. Näistä johdetaan työntekijöihin ja heidän työrooleihinsa kohdistuvat osaamisvaatimukset. Osaamistarpeet määrittelevät henkilöstöltä edellytettävän työsuorituksen sisällön ja tason. Tavoitteellisen ja systemaattisen osaamisen johtamisen kautta yrityksen johto määrittelee sekä välittää tiedon osaamistarpeista henkilöstölle.

Yksilönäkökulmasta osaamisen painopiste on henkilön kompetenssissa, siinä osaamispotentiaalissa, jonka työntekijä tarjoaa työnantajalle. Kompetenssi on työn tekemisen mahdollistava immateriaalinen voimavara. Sen lisäksi, että työntekijällä on tietoa siitä, miten asiat tehdään, kompetenssiin sisältyy myös henkilön asennoituminen ja käyttäytyminen eri työtilanteissa. Tietojen ja taitojen lisäksi kompetenssin asennetekijät suuntavat, ylläpitävät ja ohjaavat työtoimintaa. Hyvä motivaatio työssä johtaa mm. uskoon omiin kykyihin vaativissa tilanteissa, haluun reagoida työpaikan muuttuviin olosuhteisiin, kykyyn sitoutua ongelmien ratkaisemiseen sekä haluun jakaa ideoitaan ja asiantuntemustaan toisten kanssa.

Suoritusnäkökulmasta osaamisen valokeilassa on ammattitaito, joka liittyy suoraan konkreettiseen työtoimintaan ja työn tulokseen. Ammattitaito on se työelämäosaamisen alue, jossa yrityksen osaamistarpeet ja henkilöstön kompetenssi kohtaavat, ja se ilmenee työntekijöiden taitavuutena. Ammattitaitoinen työntekijä osaa soveltaa työtä tehdessään tietojaan tavoitteen mukaiseksi työsuoritukseksi sitoutuneesti ja motivoituneesti. Onnistuneesti toteutuneet työtuotokset täyttävät yrityksen strategian mukaiset työtavoitteet.

Menestyvä yritys huolehtii osaamisestaan ja johtaa sitä systemaattisesti. Osaamistarpeet tarkistetaan määräajoin: miten esim. muuttuneet asiakastarpeet, kehittyneet teknologiat tai organisaatiomuutokset niihin heijastuvat. Myös henkilöstön ammattitaidon syvyys mitataan ja tarkistetaan aika ajoin osaamiskartoituksin: henkilöstön ammattitaidon tasoa arvioidaan osaamistarpeita vasten eli vastaavatko työntekijöiden työsuoritukset osaamistarpeissa määriteltyjä sisältöjä ja laatutasoa. Osaamiskartoituksissa saatujen tulosten perusteella tunnistetaan kriittiset osaamiskuilut ja toisaalta myös yrityksen vahvuudet sekä mahdollisesti vielä hyödyntämätön osaamispotentiaali. Näin menestyvä yritys varmistaa, että henkilöstösuunnittelu perustuu strategisiin tarpeisiinsa sekä mitattuun tietoon.

Puuttumattomuus maksaa

Yrityksissä tehottomuuden syynä epätarkkojen työroolien tai toimimattomien toimintamallien lisäksi on usein yksittäisten ihmisten työkäyttäytyminen. Jos liian heikkoon työpanokseen, huonoon työmoraaliin tai resurssien ja osaamisen tuhlaukseen ei puututa, tämä alentaa työn tuottavuutta, vaikuttavuutta ja laatua. Erityisesti tehottomien esimiesten toimintaan tulee puuttua, koska heidän toimintansa kertautuu alaisten tehottomuuteen puuttumattomuutena.

Tehokkuuden parantamisen ytimessä on yrityksen yhteiset toimintamallit. Esimiesten kanssa tulee olla sopia järjestelmällisistä käytännöistä, joiden noudattamista tai laistamista on mahdollista seurata. Yrityksen yhteiset käytännöt tuovat turvallisia normeja ja pelisääntöjä kaikkien toimintaan.

Systemaattiset prosessit henkilöstön ja osaamisen johtamisessa ovat tuottavuuden ja työhyvinvoinnin kivijalka. Tarvitaan tapoja ottaa oikeat asiat rakentavasti esille. Kaikille yhteisissä säännöllisesti toistuvissa tietojen, taitojen ja asenteiden mittauksissa saadaan esille ja puheeksi heikko työpanos tai piittaamattomuus. Ja vähintään yhtä tärkeää on saada ansaitusti kiitosta hyvin tehdystä työstä ja korkeasta työmoraalista. Jokaisen työntekijän on tärkeää saada säännöllisesti palautetta tekemästä työstään ja asenteestaan työhön.

Vapaaseen keskusteluun perustuvat kehityskeskustelut eivät ole asioiden puheeksi ottamisessa yhtä tehokaita kuin esimerkiksi yrityksen strategiaan perustuvat, jokaisen työntekijän osaamista kattavasti kuvaavat osaamiskortit, niiden läpikäynti sekä järjestelmällinen tavoitteista sopiminen.

Vai annatko sittenkin vain asioiden olla ja ihmisten toimia omalla tavallaan niin kuin ennenkin?

 

Lue aiheesta lisää Sirpa Syväsen väitöskirjasta: Työn paineet ja puuttumattomuuden kustannukset. 2003. http://uta32-kk.lib.helsinki.fi/bitstream/handle/10024/67220/951-44-5704-8.pdf?sequence=1

 

Taina Hanhinen
toimitusjohtaja, C&Q Systems Oy

Osaamisen optimoinnilla kilpailukyvyn kärkeen

Menestyvät yritykset hallitsevat tärkeimpiä osaamisresurssejaan järjestelmällisesti myös tulevaisuutta ajatellen. Osaamisen suunnitelmallinen johtaminen perustuu strategian toteuttamiseksi tarvittavan osaamisen määrittelyyn, tämän osaamisen tunnistamiseen sekä tarvittavan osaamisen kehittämiseen ja hankintaan. Edistykselliset yritykset käyttävät tietojärjestelmää, johon on dokumentoitu kuka yrityksessä tietää ja osaa mitäkin ⎼ samalla selvitetään, mitä osaamista on vielä piilossa, hyödyntämättä. Myös työyhteisöosaamiseen liittyvien motivaatio-, joustavuus- tms. asennetekijöiden mittaukset ovat kriittisen tärkeitä liiketoiminnan menestykselle.

Henkilöstö haluaa olla osa yrityksensä menestystä. On hyvä, että työntekijöillä on mahdollisuus kertoa mitä he osaavat ja miten he haluavat kehittyä. Työnantajan kannattaa olla selvillä työntekijöiden vahvuuksista ja ohjata heitä tekemään sitä, missä he ovat hyviä.

C&Q Pro -järjestelmällä voi tehdä esim. vuosittain inventaarion inhimillisestä pääomasta. C&Q tuottaa helposti havainnolliset dokumentit henkilöstön osaamisen tunnistamiseen ja suunnitelmalliseen kehittämiseen. C&Q Pro antaa monipuoliset työvälineet henkilöstöhallintoon. Järjestelmä antaa johdolle työkalut yrityksen osaamisresurssin hallintaan, henkilöstöjohtajalle osaamisen johtamiseen ja se toimii myös rekrytoinnin apuvälineenä sekä tukena päivittäisessä esimiestyössä. Myös työntekijät saavat työkalun oman osaamisensa seuraamiseen ja vaatimusten mukaiseen kehittämiseen.

Tietous osaamisresursseista johtaa parhaaseen tulokseen ja varmistaa yrityksen menestyksen myös tulevaisuudessa.

Taina Hanhinen